Gli Archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della Pubblica amministrazione (D.Lgs. 42/2004, art. 41; DPR 37/2001, art. 3).
Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza previste per ogni ufficio statale periferico.
Le Commissioni, composte da membri nominati dall'ufficio interessato, un rappresentante del Ministero dell'Interno e un rappresentante dell'Archivio di Stato, hanno il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, identificare gli atti di natura riservata, proporre gli scarti e curare i versamenti.
